不動産賃貸におけるマイナンバー対応について

１．はじめに

マイナンバー制度は、平成２７年10月より全国民へマイナンバーの通知がなされ、平成28年1月より利用が開始されました。
賃貸住宅管理業者におかれましては、当協会より公開している資料や様式集をご参照頂き、実務上の対応準備を進めて頂きますよう、お願い申し上げます。

２．業態別のマイナンバー取得ケース

サブリース

一般管理

社宅代行

3.業務フロー

①方針の決定Ｑ＆Ａ

（1）マイナンバーの収集対象者（貸主）の洗い出し

（2）法定調書提出までのスケジュールの策定

（3）マイナンバーの取扱いに関する社内規定の見直し

（4）マイナンバーを取り扱う担当部門・責任者等の明確化

（5）（4）に基づいた組織体制（図）の確立

（6）自社帳票類との整合性確認

（7）マイナンバー取得における委託先の検討・選定

②組織体制の整備Ｑ＆Ａ

（1）マイナンバーの取得フローの作成および取得に係るリスクの抽出

（2）マイナンバーの管理に係る自社のシステムの精査・検討

（3）マイナンバー取得担当者の選任

③取得体制の整備Ｑ＆Ａ

（1）マイナンバー取得体制の決定

（2）マイナンバー取得に係るスケジュールの策定

（3）マイナンバー取得担当者の研修

④取得対象者への通知Ｑ＆Ａ

（1）マイナンバー提供に関する通知書面の作成　

（2）（1）の通知書面の通知

（3）委託先からのマイナンバー取得業務受託
※対応する場合の参考書式：委任状　個人番号事務委託契約書

⑤取得Ｑ＆Ａ

（1）マイナンバー取得に関する書面の作成

（2）マイナンバーの取得

（3）マイナンバー取得に係る添付書類等 不備への対応

（4）（3）に関する不備の異例対応

⑥保管Ｑ＆Ａ

（1）マイナンバーに関する保管体制の整備

⑦提出Ｑ＆Ａ

（１）自社帳票類との突合

（２）法定調書の不備等 異例案件に関する税務署への確認

⑧廃棄Ｑ＆Ａ

（1）法定調書作成事務手続きを終えたマイナンバーの確認

（2）復元不能な方法による廃棄

4.参考情報

スケジュール

罰則と法定刑

主　体	行　為	法定刑
個人番号利用事務、個人番号関係事務などに従事する者や従事していた者	正当な理由なく、業務で取り扱う個人の秘密が記録された特定個人情報ファイルを提供	４年以下の懲役 または 200万円以下の罰金 （併科されることもある）
	業務に関して知り得たマイナンバーを自己や第三者の不正な利益を図る目的で提供し、または盗用	３年以下の懲役　または 150万円以下の罰金 （併科されることもある）
主体の限定なし	人を欺き、暴行を加え、または脅迫することや財物の窃取、施設への侵入、不正アクセス行為などによりマイナンバーを取得	３年以下の懲役　または150万円以下の罰金
	偽りその他不正の手段により通知カード又は個人番号カードの交付を受けること	６か月以下の懲役　または50万円以下の罰金
特定個人情報の取扱いに関して法令違反のあった者	特定個人情報保護委員会の命令に違反	２年以下の懲役　または50万円以下の罰金
特定個人情報保護委員会から報告や資料提出の求め、質問、立入検査を受けた者	虚偽の報告、虚偽の資料提出、答弁や検査の拒否、検査妨害など	１年以下の懲役　または50万円以下の罰金

平成28年以降の法定調書（支払調書）

支払調書については平成28年1月から支払うもので、平成29年1月31日期限で提出する分に記載する必要があります。

5.本件に関するリーフレットなどはこちら

6.その他

２．業務パターン「一般管理」において、法人借主より賃貸人のマイナンバーの取得を依頼される（業務委託）ことがあります。
原則、この依頼に対しては直接当事者同士が行うものでありますが、やむを得ず対応する場合は、以下の契約書類等を参考にしてください。

（１）個人番号関係事務委託契約書
（２）委任状