組織体制構築 |
1 |
賃貸住宅管理業者登録制度（国土交通省）に登録している |
第3条 |
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| 2 |
賃貸不動産経営管理士をはじめとする資格取得や管理業務に関する講習を受ける等、従業者の資質向上を図っている |
標準 |
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| 3 |
登録事項（商号、住所、役員、営業所・事務所の名称・所在地等）に変更があったときは、３０日以内に国土交通大臣に届け出ている |
第7条 |
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| 4 |
営業所･事業所ごとに業務管理者を選任して、管理受託契約の内容の明確性及び賃貸住宅の維持保全の実施方法の妥当性等について管理監督させている |
第12条 |
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| 5 |
賃貸住宅管理業務に従事する従業者に、従業者証明書を携帯させ、委託者等からの求めがあった場合には証明書を提示している |
法17条 |
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| 6 |
営業所又は事務所ごとに、公衆の見やすい場所に、標識を掲げている |
法19条 |
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| 7 |
業務管理者を営業所・事務所ごとに複数選任し、業務管理者が欠けたときに速やかに対応できるよう体制を整えている |
推奨 |
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管理受託業務 | 事前調査 |
8 |
管理開始前に、現地調査（建物・設備・ビルメンテナンス等）・役所調査・オーナーへのヒアリング等により、賃貸管理に必要な項目を調査している |
標準 |
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| 9 |
管理受託時や管理移管時、賃貸人への確認チェック表を作成し、ヒアリング等を行っている |
推奨 |
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| 10 |
事前調査の結果等から、自社の賃貸管理に限らず、賃貸人が賃貸経営を行う上で必要な法定点検や長期修繕についても助言している |
推奨 |
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| 11 |
管理移管（管理業者変更、賃貸人変更）の場合、居住中の賃借人の契約内容・賃料収納状況等を確認している |
標準 |
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| 12 |
管理受託前に、その物件の家賃査定を行っている |
推奨 |
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会社説明 |
13 |
賃貸人に対し、会社概要・自社サービス・業務内容等の説明・提案をしている |
標準 |
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管理受託契約 |
14 |
賃貸不動産経営管理士等が契約書を作成・交付して重要事項を説明し、管理受託契約を締結している |
標準 |
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| 15 |
管理受託契約の重要事項説明書には、以下の11項目（法で定められた最低限の項目）を記載し、交付・説明している
なお、No.16の契約書とは別の書面とする
①管理受託契約を締結する賃貸住宅管理業者の商号、名称又は氏名並びに登録年月日及び登録番号
②管理業務の対象となる賃貸住宅
③管理業務の内容及び実施方法
④管理業務の一部の再委託に関する事項
⑤報酬の額並びにその支払の時期及び方法
⑥前号に掲げる報酬に含まれていない管理業務に関する費用であって、賃貸住宅管理業者が通常必要とするもの
⑦法第二十条の規定による委託者への報告に関する事項
⑧責任及び免責に関する事項
⑨契約期間に関する事項
⑩賃貸住宅の入居者に対する管理業務の内容及び実施方法の周知に関する事項
⑪契約の更新及び解除に関する事項 |
法13条 |
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| 16 |
管理受託契約書には、以下の11項目（法で定められた最低限の項目）を記載し、交付・締結している
なお、No.15の重要事項説明書とは別の書面とする
①管理受託契約を締結する賃貸住宅管理業者の商号、名称又は氏名並びに登録年月日及び登録番号
②管理業務の対象となる賃貸住宅
③契約期間に関する事項
④管理業務の実施方法
⑤管理業務の内容
⑥管理業務の一部の再委託に関する定めがあるときは、その内容
⑦報酬に関する事項（報酬の額並びに支払の時期及び方法を含む）
⑧委託者への報告に関する事項（法第20条による規定）
⑨賃貸住宅の入居者に対する管理業務の内容及び実施方法の周知に関する事項
⑩責任及び免責に関する定めがあるときは、その内容
⑪契約の更新又は解除に関する定めがあるときは、その内容 |
法14条 |
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| 17 |
契約期間中に管理受託契約の内容に変更（期間変更含む）がある場合には、変更事項について書面を交付・説明した上で契約変更締結書面を交付・締結している |
法13条
法14条 |
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| 18 |
契約更新時に管理受託契約の内容に変更がある場合には、変更事項について書面を交付・説明した上で契約変更締結書面を交付・締結している |
法13条
法14条 |
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| 19 |
管理移管による管理受託時、居住中の賃借人に対し、管理業者変更通知を発行している |
標準 |
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| 20 |
営業所又は事務所ごとに、賃貸住宅管理業務に関する帳簿（取引台帳）を備え付け、委託者（賃貸人）ごとに必要事項を記載し、保存している |
法18条 |
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| 21 |
賃貸人に対し、賃貸借契約および付随する各種契約や保険について、書面を交付するなど内容を説明している |
推奨 |
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終了時の業務管理受託契約 |
22 |
管理会社の変更等によって、自社の管理受託契約が終了する場合、自社で定めた手順に沿って解約業務を行っている |
標準 |
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| 23 |
管理受託契約終了時、賃貸人からの預かり物については、遅滞なく返還・精算している |
標準 |
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| 24 |
管理受託契約終了時、新管理会社等と連携して、管理会社および家賃振込先の変更等について案内し、また、必要に応じて関連業者に周知するよう努めている |
標準 |
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条件設定および募集業務 |
25 |
市場特性や消費者ニーズの動向を踏まえた空室対策（設備入れ替え、リノベーション等）を提案している |
標準 |
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| 26 |
取引事例や市場データ等で根拠を示し、成約に結びつくよう最適な募集を行っている |
標準 |
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| 27 |
公平な取引かつ早期成約を行うため、関連業法等に則り、自社が定めた募集方法・内容、賃貸借契約書等を用いて仲介会社に募集を依頼している |
標準 |
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| 28 |
長期空室物件の巡回・管理（換気・封水確認等）や条件見直し等を行っている |
標準 |
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| 29 |
反響数等を記録し、募集状況について、定期に賃貸人へ報告している |
推奨 |
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入居前業務 | 入居審査 |
30 |
入居審査は社内に判断基準・手順を定め、運用し、誰がいつ確認したか記録を残している |
標準 |
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| 31 |
入居申込時に入居申込者から個人情報の取扱い等（家賃債務保証契約での承諾も含む）について承諾を得ている |
標準 |
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| 32 |
判断基準に基づいて、申込後速やかに審査を行っている |
標準 |
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| 33 |
本人確認・勤務先在籍確認のため、免許証・パスポート・社員証等を確認している |
標準 |
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| 34 |
連帯保証人が必要な場合には、印鑑証明書の提出を求め、本人確認を行っている |
標準 |
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| 35 |
家賃債務保証会社と提携し、必要に応じて利用を提案している |
標準 |
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| 36 |
社内基準（家賃債務保証会社によるチェックも含む）に基づいて反社チェックを行っている |
標準 |
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| 37 |
住宅確保要配慮者という理由のみで拒否せず、入居促進のために努力している |
標準 |
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契約 |
38 |
賃貸借契約に際しては管理業者が契約書類を作成し、家賃収納方法以外にも使用細則、ごみ収集方法、夜間連絡先など管理面での必要な事項を賃借人に説明している |
標準 |
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| 39 |
賃借人に対し、火災保険・家財保険等への加入を必ず提案し、加入有無を確認している |
標準 |
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| 40 |
原則、入居前までに鍵交換をしている |
標準 |
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| 41 |
入居直後のトラブル防止のため、入居前や入居時にチェック表や写真等を用いて、不具合・傷等の有無を確認している |
標準 |
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賃料等徴収業務 | 未収賃料等の督促 |
42 |
支払期日までに支払いが無い場合、速やかに賃借人及び連帯保証人へ支払いを促し、必要に応じて家賃債務保証会社と協力し、未納にならないよう努めている |
標準 |
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| 43 |
督促については、自力救済を行わない等、各種法令を遵守している |
標準 |
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| 44 |
家賃債務保証会社の利用の有無に関わらず、滞納状況について、定期に賃貸人へ報告をしている |
推奨 |
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賃料・敷金等の管理 |
45 |
管理受託契約に基づいて、受領する家賃・敷金等を自己の財産と分別して、管理している |
法16条 |
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| 46 |
日管協預り金保証制度（(公財)日本賃貸住宅管理協会）へ加入する等、敷金・家賃等の預り金の保全に努めている |
推奨 |
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送金 |
47 |
毎月期日通りに賃貸人へ送金している |
標準 |
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運営調整業務 | 報告書発行 |
48 |
定期的に管理業務に関する報告書等を発行し、年に1回以上、賃貸人へ管理業務内容も報告している |
法20条 |
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| 49 |
設備故障の報告、入居者対応履歴、清掃等の報告書を発行している |
標準 |
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鍵の保管 |
50 |
鍵を保管する場合は、不正使用等を防ぐため適切な管理を行っている |
標準 |
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個人情報の管理 |
51 |
各種契約書類、その他の管理業務に関する書類等は場所・期間等の社内ルールを定め、適切に保管している |
標準 |
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| 52 |
賃貸人・賃借人等の個人情報に関する情報は、情報漏洩しないよう社内ルールを定めて管理し、秘密保持に努めている |
法21条 |
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問題への対応 |
53 |
物件で問題が生じた場合の連絡先、受付時間、対応方法等について、予め自社のルールを決め、これを賃貸人・賃借人に明示している |
標準 |
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| 54 |
設備故障等の問題発生時に手配等の対応を速やかに行っている |
標準 |
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| 55 |
物件で起きた指摘事項（ハード面・ソフト面）は賃貸人へ報告・記録管理している |
標準 |
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| 56 |
賃借人からの指摘・相談は事実確認・原因解明し、委託された管理業務に応じて通知・指導・改善等の対処をしている |
標準 |
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| 57 |
契約違反している賃借人に対して速やかに是正を求め、要請に応じない場合は賃貸人へ法的措置を助言している |
標準 |
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| 58 |
物件で自殺・病死があった場合、告知義務や家賃減収分の損害賠償請求について、「宅地建物取引業者による人の死の告知に関するガイドライン」や弁護士の見解を確認した上で、賃貸人に助言している |
標準 |
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| 59 |
災害時に対応できるマニュアル（ルール）の用意等の備えをしている |
推奨 |
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設備・メンテナンス・修繕等 |
60 |
物件の適正な管理を維持するため、定期的に建物を巡回し、賃貸人へ報告している |
標準 |
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| 61 |
物件に必要な法定点検等について、未実施にならないよう賃貸人へ提案し、必要に応じて行っている |
標準 |
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| 62 |
物件に必要な日常メンテナンス（清掃・植栽管理等）について、物件価値を下げないよう賃貸人へ提案し、必要に応じて行っている |
標準 |
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| 63 |
放置自転車や投棄物を放置せず、事前周知等を行い、法令に則り、適切に保管・撤去している |
標準 |
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| 64 |
設備故障が起きる前の「予防メンテナンス」の提案をしている |
推奨 |
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| 65 |
賃貸人へ共用設備リニューアル等の修繕工事や長期修繕計画等の提案をしている |
推奨 |
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| 66 |
物件（建物や居室内等）で行われた各種修繕工事の記録を残している |
推奨 |
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再委託 |
67 |
管理業務を再委託する場合は、全部の再委託の禁止及び名義貸しの禁止に抵触しないよう留意し、自ら再委託先を指導監督している |
法11条
法15条 |
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更新・再契約業務 |
68 |
必要に応じて、賃貸人・賃借人と条件改定等の折衝業務を必要に応じて行っている |
標準 |
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| 69 |
必要に応じて、賃借人の滞納・契約違反の有無や連帯保証人の有無等を考慮して、更新手続を行うかどうかを検討している |
標準 |
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| 70 |
必要に応じて、更新通知書や更新合意書等を作成・交付して、更新の意思確認をし、未手続者へ期限内に手続きが完了するように連絡を徹底している |
標準 |
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| 71 |
賃貸借契約に付随する各種保険、付帯サービス、家賃債務保証等が未手続きにならないよう期日管理を行っている |
標準 |
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| 72 |
定期借家契約の再契約の際、有効な契約（解約）になるよう法定手続きおよび期間管理を行っている |
標準 |
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| 73 |
賃借人及び連帯保証人の状況確認（入居人数の変化、第三者への転貸や用途変更の有無、賃借人及び連帯保証人等の勤務先や連絡先等）を行っている |
推奨 |
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解約業務 | 解約受付 |
74 |
賃借人からの解約申し出を受けた場合、解約日や物件引渡日等、日程調整を行い、賃貸人へ報告している |
標準 |
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| 75 |
各種ライフライン・サービスの解約手続きや家財を残置しないよう処分方法を賃借人に案内している |
標準 |
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原状回復の協議 |
76 |
原状回復のガイドラインや契約書の特約事項に基づき、賃貸人・賃借人の負担部分を説明している |
標準 |
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| 77 |
基本工事は予め単価目安を定めておく等、ばらつきのない費用を設定している |
標準 |
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| 78 |
退去後、その部屋の再入居可能日を可視化する等、社内で管理している |
標準 |
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| 79 |
原状回復工事の見積書を元に解約精算書を作成・交付し、賃貸人・賃借人に説明している |
標準 |
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明渡し時の確認 |
80 |
鍵を受領し、当初渡した鍵（複製した鍵でないか等）か確認している |
標準 |
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| 81 |
退去後のトラブル防止のため、入居前や入居時のチェック表や写真等を用いて、室内や共有部の不具合・傷等の有無を確認している |
標準 |
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敷金等の精算 |
82 |
賃貸人・賃借人に対して、精算書に基づき速やかに預り金等を返還している |
標準 |
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| 83 |
賃借人の支払うべき精算金が敷金を超える場合、支払い期日を定めたうえで請求し、未収にならないよう管理している |
標準 |
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その他必要と思われる業務 |
84 |
賃貸人に対して、相続対策の提案を行っている |
推奨 |
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| 85 |
賃貸人の認知症に備えて、親族を代理人として選任する旨の委任状を作成する等の対策を行っている |
推奨 |
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| 86 |
賃借人の夜逃げや賃借人死亡後の相続人の不存在の際に、残置物を適切に処分できるよう対策を行っている |
推奨 |
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| 87 |
予算管理等を行うことで、収入の増加や経費の削減に努め、物件の収益向上を図っている |
推奨 |
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